Een formele brief

Een formele brief

Of je nu een klacht wilt indienen, solliciteert naar je droombaan, of simpelweg informatie nodig hebt, een goed gestructureerde, formele brief is de eerste stap.

Layout

Het adres van zowel jezelf als de ontvanger moet duidelijk zijn. De volgorde verschilt per land, maar een ding blijft consistent: professionaliteit. Zo gebruik je voor Nederland "The Netherlands". De datum volgt onder de adressen, en ook hier zijn er wat keuzes. Ga voor de makkelijkste optie, zoals 12 October 2022, om kleine foutjes te voorkomen.

Een voorbeeld van goede adressering: (Let goed op de witregels!)

Begroeten met klasse

Afhankelijk van wie je schrijft gebruik je verschillende begroetingen. "Dear Mr. Aart" of "Dear Ms. Purk" gebruik je bij mensen van wie je de naam kent, terwijl "Dear Sir/Madam," de go-to is voor onbekende geadresseerden. De afsluiting varieert ook: "Yours sincerely" voor als je begon met “Dear” en "Yours faithfully" als je naar een onbekende geadresseerden schrijft. Onder de afsluiting komt altijd je eigen handtekening.

De brief zelf

Nu komt het lastige deel: wat schrijf je precies? Bij een klachten- of informatiebrief helpt het om de drie W’s in gedachten te houden:

•Waarom schrijf je?

•Wat wil je bereiken of weten?

•Wanneer verwacht je een antwoord of actie?

Voor een sollicitatiebrief focus je meer op:

•Voor welke positie solliciteer je en waar heb je de vacature gevonden?

•Waarom juist jij een geschikte kandidaat bent, inclusief relevante ervaringen of prestaties.

•Vaardigheden en persoonlijkheden die jou uniek maken.

•Jouw enthousiasme voor de functie en je beschikbaarheid voor een gesprek.

Altijd beleefd, altijd helder

Ongeacht je frustratie of verlangen moet je altijd beleefd blijven. Vermijd samentrekkingen zoals "can't" of "don't", en kies voor het volledig uitschrijven ervan: “can not” en “do not”. Passieve zinnen kunnen helpen de toon minder direct en dus formeler te maken. Als je de passive een beetje kwijt bent, kun je altijd de les over de passive bekijken.

Een thesaurus gebruiken

Een thesaurus biedt synoniemen en kan je helpen om je woordenschat te diversifiëren en verrijken, waardoor je brief niet alleen professioneler, maar ook leesbaarder wordt. Het vermijden van herhaling en het kiezen van de juiste bewoording kan het verschil maken.

Samengevat

•Schrijf een formele brief als je ergens solliciteert, je een klacht indient of wanneer je informatie zoekt.

•Let goed op bij het adresseren van je brief.

•Kies de goede begroeting en afsluiting.

•Denk aan de drie W's wanneer je een klachten- of informatiebrief schrijft. Of als je een sollicitatiebrief schrijft, denk dan aan de benoemde focuspunten.

•Blijf altijd beleefd en netjes