Leerdoelen
•Je weet wat een formele brief of e-mail is.
•Je weet aan wie je een formele brief of e-mail kunt sturen.
•Je weet hoe de opbouw van een formele brief of e-mail eruitziet.
Wat is een formele brief of e-mail?
Een formele brief of e-mail is een geschreven boodschap die vaak wordt gebruikt om iets zakelijks te vertellen of te vragen. Formele brieven zijn meestal gericht aan mensen die je niet persoonlijk kent, zoals een dokter, een tandarts of een docent. Bij deze communicaties gebruik je een formele toon om respect te tonen en de juiste etiquette te volgen.
Doelgroep
Het is belangrijk om te weten aan wie je de brief of e-mail richt. Vaak zijn dit mensen zoals:
•Artsen
•Docenten
•Officiële instanties
•Bedrijven
Opbouw van een formele brief of e-mail
Bij het schrijven van een formele brief of e-mail is het essentieel om een bepaalde structuur aan te houden. Hieronder worden de verschillende onderdelen besproken.
Aanhef
Bij het beginnen van een formele brief is de aanhef cruciaal. In tegenstelling tot een informele brief, waar je vaak begint met woorden als "lieve" of "beste", is het beter om een meer zakelijke aanhef te gebruiken. Voorbeelden zijn:
"Sehr geehrter Herr Dr. Müller,"
“Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt,”
Let op dat je na de aanhef een komma plaatst en dan een regel overslaat.
Inleiding
Begin de eerste zin altijd met een kleine letter. Dit is een belangrijk punt om te onthouden. Een voorbeeldzin kan zijn:
“ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren.”
Middenstuk
In het middenstuk van de brief geef je verdere uitleg of informatie over het onderwerp dat je wilt bespreken. Dit gedeelte moet duidelijk en beknopt zijn.
Afsluiting
Het afsluiten van een formele brief is ook van belang. Een nette afsluiting kan zijn:
“Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Antwort.”
Dit geeft aan dat je een antwoord verwacht op een formele en beleefde manier. Na de afsluiting sla je weer een regel over en schrijf je de volgende standaard afsluitingen:
"Mit freundlichen Grüßen"
“Mit freundlichem Gruß”
Hierbij is het belangrijk om geen komma achter de afsluiting te zetten. Daarna plaats je je naam op de volgende regel.
Persoonsaanduiding
Gebruik altijd de formele aanspreekvorm Sie in plaats van du en zorg ervoor dat je de juiste structuur volgt. Een formele brief heeft een zakelijke toon en is meestal gericht aan mensen die je niet kent.
