Voor het schrijven van een zakelijke brief is het van belang dat je enkele stappen doorloopt. Om dit te vergemakkelijken hebben wij deze stappen van boven naar beneden voor je opgesomd. Daarnaast hebben wij ook nog een voorbeeldbrief gemaakt zodat je een beeld krijgt hoe jouw zakelijke brief er uit zou kunnen gaan zien.
Stappen
•NAW-gegevens verzender: Dit zijn de persoonlijke gegevens van degene die de brief schrijft. NAW staat voor Naam, Adres en Woonplaats. Zorg ervoor dat deze gegevens linksboven in de brief staan.
•NAW-gegevens ontvanger: Hieronder vermeld je de naam, het adres en de woonplaats van degene naar wie je de brief stuurt. Dit is belangrijk zodat duidelijk is voor wie de brief bedoeld is.
•Plaats, datum: Hier geef je de plaatsnaam aan (altijd met een hoofdletter) en de datum. De datum kun je zowel in cijfers als met de maand voluit geschreven noteren.
•Betreft: Hier geef je kort en bondig aan waar de brief over gaat. Dit maakt het voor de ontvanger meteen duidelijk wat het onderwerp van de brief is.
•Aanhef: De aanhef gebruik je om de lezer beleefd aan te spreken. Afhankelijk van wat je weet over de ontvanger, kies je de juiste vorm. De aanhef ziet er als volgt uit:
- Geachte heer/ mevrouw, wanneer de naam onbekend is
- Geachte heer/ mevrouw (achternaam), wanneer de achternaam bekend is, maar het geslacht niet bekend is
- Geachte heer (achternaam), wanneer het geslacht en de achternaam bekend is
•Inleiding: In de inleiding introduceer je kort waarom je de brief schrijft. Dit kan een aanleiding zijn, zoals een advertentie waarop je reageert, of een verzoek om informatie.
•Kern: Dit is het hoofddeel van de brief waarin je jouw boodschap of verzoek verder uitlegt. Houd het duidelijk en beknopt, zodat de ontvanger snel begrijpt wat je bedoelt.
•Afsluiting: Sluit de brief beleefd af met een groet zoals “Met vriendelijke groet”. Bij formelere brieven kun je “Hoogachtend” gebruiken.
•Ondertekening: Hier plaats je jouw naam en handtekening. Bij een digitale brief kun je ook een digitale handtekening gebruiken.
•Optionele bijlage: Als je extra documenten bij de brief voegt, vermeld je dat hier. Zet “Bijlage:” en geef de naam van de documenten die je toevoegt.
Het is belangrijk dat je deze stappen volgt om een correcte en professionele zakelijke brief te schrijven. Een goede opmaak helpt de lezer om snel en gemakkelijk de inhoud van je brief te begrijpen, en het laat zien dat je aandacht hebt besteed aan de details. Veel succes met het schrijven van jouw zakelijke brief!
Voorbeeldbrief
Naam afzender
Straat en huisnummer afzender
Postcode en plaats afzender
Naam ontvanger
Straat en huisnummer ontvanger
Postcode en plaats ontvanger
Plaats, datum
Betreft: Aanvraag informatie cursus
Geachte heer/ mevrouw De Wit,
Naar aanleiding van uw advertentie op uw website heb ik interesse in de cursus "Programmeren voor Beginners" die uw instituut aanbiedt. Ik zou graag meer informatie ontvangen over de inhoud, duur en kosten van deze cursus.
Ik ben al een tijdje op zoek naar een geschikte cursus om mijn programmeervaardigheden te verbeteren en uw aanbod lijkt precies te zijn wat ik zoek. Ik hoop dat u mij kunt voorzien van alle nodige details, zodat ik een weloverwogen beslissing kan nemen.
Ik zie uw antwoord graag tegemoet.
Met vriendelijke groet,
Naam afzender
(Handtekening afzender)
