Les over Schrijven - Een zakelijke brief schrijven

Leerdoelen

•Je kunt uitleggen wanneer je een zakelijke brief gebruikt en wat het verschil is met een e-mail.

•Je kunt de tien vaste onderdelen van een zakelijke brief in de juiste volgorde benoemen.

•Je kunt een zakelijke brief op de juiste manier adresseren en indelen met witregels.

•Je kunt de inhoud van de inleiding, het middenstuk en het slot van een zakelijke brief formuleren.

Wat is een zakelijke brief?

Als je iets wilt vragen of meedelen aan iemand die je niet kent, stuur je een zakelijke brief of een zakelijke e-mail. Een zakelijke brief is officiëler dan een e-mail. Voor de inhoud van een zakelijke brief gelden dezelfde regels als voor een zakelijke e-mail: de toon is altijd beleefd, zakelijk en respectvol. Omdat een zakelijke brief een officieel document is, gelden er strenge regels voor de vorm en de opbouw.

De adressering en enveloppen

Bij het versturen van een zakelijke brief is het belangrijk dat het adres van de ontvanger correct op de envelop of bovenaan de brief staat. Hierbij gebruik je vaak de afkorting t.a.v., wat staat voor ter attentie van. Dit geeft aan voor welke specifieke persoon de brief bestemd is. De juiste volgorde voor de adressering is: de naam van het bedrijf, gevolgd door de afdeling of persoon (met t.a.v.), de straatnaam met het huisnummer, en tot slot de postcode en plaatsnaam.

De 10 vaste onderdelen van een zakelijke brief

Een zakelijke brief heeft een vaste structuur die bestaat uit tien onderdelen. Tussen deze onderdelen gebruik je steeds witregels om de brief overzichtelijk te houden.

1.Afzender: Je noteert bovenaan je eigen naam en adresgegevens.

2.Plaats en datum: Daaronder schrijf je de plaats waar je de brief schrijft en de datum.

3.Ontvanger: Hier noteer je de naam en het adres van de persoon of het bedrijf aan wie je de brief stuurt.

4.Aanhef: Je begint de brief met een beleefde begroting, zoals Geachte heer/mevrouw.

5.Inleiding: Je vertelt kort wie je bent en wat de aanleiding is van je brief.

6.Middenstuk: Dit is de kern van je brief. Hier geef je de daadwerkelijke informatie, stel je je vragen of leg je je klacht of argumenten duidelijk uit.

7.Slot: In het slot schrijf je wat je van de ontvanger verwacht (bijvoorbeeld een reactie of een oplossing) of spreek je een wens uit.

8.Groet: Je sluit af met een beleefde groet, zoals Met vriendelijke groet.

9.Handtekening: Tussen de groet en je getypte naam zet je je handtekening.

10.Bijlage: Als je documenten meestuurt met de brief, vermeld je dat helemaal onderaan de brief.

De opbouw van de tekst

De eigenlijke tekst van de brief (de inleiding, het middenstuk en het slot) moet logisch zijn opgebouwd: In de inleiding introduceer je het onderwerp en leg je uit waarom je de brief schrijft. In het middenstuk geef je alle relevante details. Bij een klacht leg je bijvoorbeeld uit waarom je niet tevreden bent en waar en wanneer je het product hebt gekocht. Bij een verzoek om een stageplaats leg je uit wat je wilt en geef je argumenten om de ontvanger te overtuigen. In het slot rond je de brief netjes af en geef je aan wat je van de ontvanger verwacht, zoals een snelle reactie of een passende oplossing.