Les over Schrijven - Een zakelijke e-mail schrijven

Leerdoelen

•Je kunt uitleggen wat een zakelijke e-mail is en wanneer je deze gebruikt.

•Je kunt de vaste onderdelen van de inhoud van een zakelijke e-mail beschrijven.

•Je kunt de vormvereisten en beleefdheidsregels voor een zakelijke e-mail toepassen.

Wat is een zakelijke e-mail?

Als je iets wilt vragen of meedelen aan iemand die je niet kent, schrijf je een zakelijke e-mail. Dit is een formele elektronische brief die je stuurt naar personen, bedrijven of organisaties. Je schrijft een zakelijke e-mail bijvoorbeeld om een klacht in te dienen over een bestelling, om een abonnement op te zeggen of om informatie te vragen voor een werkstuk. Het belangrijkste doel hiervan is om de ontvanger op een nette manier te informeren.

De opbouw van de inhoud

Een goede zakelijke e-mail heeft een duidelijke, vaste opbouw die bestaat uit drie delen:

•Inleiding: In de eerste alinea leg je uit waarom je de e-mail schrijft. Dit noem je de aanleiding. Als het nodig is, vertel je hier ook kort wie je bent.

•Middenstuk: In het middelste deel van je e-mail geef je meer informatie of stel je je specifieke vragen. Stuur je een document mee met je e-mail? Dan noem je deze bijlage (zoals een rekening of een ingevuld formulier) ook expliciet in de tekst van het middenstuk.

•Slot: In de laatste alinea spreek je een duidelijke wens of verwachting uit. Dit kan bijvoorbeeld een verzoek om een reactie zijn, zoals: "Ik hoop snel een antwoord van u te krijgen."

De vorm en beleefdheidsregels

Naast de inhoud is de vormgeving van een zakelijke e-mail heel belangrijk om professioneel over te komen. Let hierbij op de volgende regels:

•Onderwerpregel: Vul deze regel altijd in. Hierin zet je een korte en duidelijke omschrijving van waar de e-mail over gaat.

•Aanhef: Je begint de e-mail altijd met een beleefde aanhef, zoals "Geachte heer of mevrouw," of "Geachte mevrouw Meppelink,". Na de aanhef zet je een komma. De eerste alinea die hierop volgt, begin je wel met een hoofdletter.

•Witregels: Om de e-mail overzichtelijk te houden, gebruik je verplicht witregels tussen alle verschillende onderdelen (tussen de aanhef, de alinea's en de afsluiting).

•Aanspreekvorm: In een zakelijke e-mail spreek je de ontvanger altijd aan met u en gebruik je beleefde taal. Je gebruikt dus geen informele woorden zoals 'je' of 'jullie'.

•Beleefde groet: Je sluit de e-mail af met een beleefde groet, gevolgd door een komma. Een veelgebruikt voorbeeld is "Met vriendelijke groet,".

•Afzender: Onder de groet zet je jouw voor- en achternaam. Alleen als dat voor de situatie nodig is, voeg je daaronder ook je adres en/of telefoonnummer toe.