Les over 8 Conventies zakelijke brief en zakelijke e-mail
Tekstsoorten schrijven
Zakelijke brief en e-mail: alle conventies op een rij
Leerdoelen
•Je kunt de verschillende tekstdoelen en bijbehorende tekstsoorten benoemen en herkennen.
•Je kunt uitleggen op welke manier een schrijver of spreker een specifiek tekstdoel kan bereiken.
•Je kunt de 5w+h-vragen toepassen om de belangrijkste informatie uit een tekst of tekstgedeelte samen te vatten.
•Je kunt de vaste conventies en de structuur van een zakelijke brief en zakelijke e-mail correct toepassen.
Tekstdoelen en tekstsoorten
Een schrijver schrijft een tekst altijd met een bepaalde bedoeling. Dit noemen we het tekstdoel. Om het tekstdoel van een tekst te achterhalen, kun je de volgende twee stappen gebruiken:
•Bedenk wat het belangrijkste is wat de schrijver met de tekst wil bereiken.
•Bekijk met welke tekstsoort je te maken hebt.
In de onderstaande tabel zie je een overzicht van de verschillende tekstdoelen, wat de schrijver hiermee wil bereiken en enkele voorbeelden van bijbehorende tekstsoorten:
Tekstdoel | De schrijver wil... | Voorbeelden van tekstsoorten |
|---|---|---|
amuseren | je vermaken | mop, strip, verhaal |
een mening geven | zijn mening duidelijk maken | bespreking van een boek of film (recensie) |
gevoelens oproepen / uitdrukken | emoties oproepen en/of duidelijk maken wat hij voelt | advertentie, column, post op sociale media |
informatie verstrekken | dat je iets te weten komt | nieuwsbericht, schoolboek, verslag, zakelijke brief of e-mail |
instrueren | dat je leert hoe je iets moet doen | bijsluiter, gebruiksaanwijzing, spelregels |
overtuigen | dat je zijn mening overneemt | reactie op een website, ingezonden brief |
tot handelen aanzetten (activeren) | dat je iets gaat doen | reclametekst, advertentie |
Hoe bereik je als schrijver of spreker je doel?
Als je zelf een tekst schrijft, een presentatie houdt of een filmpje maakt, wil je ook een doel bereiken. Je kunt je schrijfstijl en woordkeuze hierop aanpassen:
Tekstdoel | Zo bereik je dit doel: |
|---|---|
amuseren | Beschrijf personages en situaties. Gebruik woorden die helpen om een bepaalde sfeer in je verhaal te krijgen of om spanning op te wekken. |
een mening geven | Schrijf of vertel wat je van iets vindt en gebruik hierbij passende argumenten. Het gaat er hierbij niet om dat anderen jouw mening overnemen, maar puur om het verduidelijken van jouw standpunt. |
gevoelens oproepen / uitdrukken | Maak duidelijk wat je voelt bij een bepaald onderwerp, zodat jouw emoties overkomen op het publiek. |
informatie verstrekken | Geef juiste, zakelijke informatie over een onderwerp. Noem feiten, geef een heldere uitleg en gebruik duidelijke voorbeelden. |
instrueren | Geef stap voor stap aan wat iemand moet doen. Gebruik doe-woorden (werkwoorden) en signaalwoorden die een volgorde aangeven, zoals eerst, daarna, vervolgens en ten slotte. |
overtuigen | Schrijf of vertel wat je van iets vindt en gebruik sterke argumenten. Zorg ervoor dat je publiek het met jou eens wordt en jouw mening overneemt. |
tot handelen aanzetten (activeren) | Haal de lezer of luisteraar over om iets te gaan doen (of juist te laten). Gebruik hiervoor overtuigende en activerende woorden, zoals fantastisch of Alleen deze week geldig!. |
Informatie verzamelen met de 5w+h-vragen
Wanneer je de belangrijkste informatie uit een tekst wilt opschrijven, bijvoorbeeld voor het maken van een samenvatting, kun je gebruikmaken van de 5w+h-vragen. Dit zijn de vragen: wat, wie, waar, wanneer, waarom en hoe. De vragen die je jezelf kunt stellen bij een tekst zijn:
•Wat is er gebeurd?
•Wie waren erbij betrokken?
•Waar is het gebeurd?
•Wanneer gebeurde het?
•Waarom gebeurde het?
•Hoe gebeurde het?
Je vat een tekst of een deel van een tekst als volgt samen:
1.Bedenk welke 5w+h-vragen relevant zijn voor de tekst en noteer deze.
2.Schrijf voor jezelf kort de antwoorden op deze vragen op.
3.Als een tekst meerdere deelonderwerpen heeft, kun je deze stappen ook per deelonderwerp herhalen.
Let op: je kunt niet altijd bij elke tekst of alinea een antwoord vinden op alle zes de vragen. Beantwoord in dat geval alleen de vragen waarvan de informatie wel in de tekst staat.
Conventies van de zakelijke brief en e-mail
Bij het schrijven van een zakelijke brief of een zakelijke e-mail moet je je houden aan vaste richtlijnen en regels. Dit noemen we de conventies. Een zakelijke brief is opgebouwd uit tien vaste onderdelen:
1.Jouw eigen naam en adres: Schrijf linksboven je eigen naam en adresgegevens. Let hierbij goed op het juiste gebruik van hoofdletters.
2.Naam en adres van de ontvanger: Noteer de naam van de contactpersoon (eventueel met de afkorting T.a.v.) en het adres van het bedrijf waaraan je de brief richt.
3.Plaats, datum: Schrijf de plaatsnaam waar je de brief schrijft, gevolgd door een komma en de volledige datum. Schrijf de naam van de maand altijd helemaal uit (bijvoorbeeld: Waalwijk, 18 december 2025).
4.Betreft: Geef in één woord of een korte zin aan waar de brief over gaat (bijvoorbeeld: Betreft: interview).
5.Aanhef: Gebruik een formele en beleefde aanhef, gevolgd door een komma. Als je de naam weet, schrijf je bijvoorbeeld: Geachte heer Van den Dries, of Geachte mevrouw Jansen,. Weet je niet aan wie je de brief richt? Gebruik dan: Geachte heer of mevrouw,.
6.Inleiding: Leg in de eerste alinea kort uit wat de aanleiding is voor het schrijven van je brief. Vertel wie je bent en waarom je deze brief stuurt.
7.Middenstuk: Hier geef je de daadwerkelijke informatie of stel je je vragen. Gebruik voor elk nieuw deelonderwerp een aparte alinea. Als je een bijlage meestuurt, vermeld dit dan ook duidelijk in de tekst.
8.Slot: Sluit de brief af met een korte alinea waarin je een wens of verwachting uitspreekt, zoals de hoop op een snelle reactie of een uitnodiging voor een persoonlijk gesprek.
9.Groet: Eindig altijd met een formele groet en een komma, zoals: Met vriendelijke groet,.
10.Handtekening en naam: Zet onder de groet je handtekening en schrijf daaronder je volledige voor- en achternaam. Let ook hier op de hoofdletters.
Het gebruik van witregels
Om een zakelijke brief of e-mail overzichtelijk en leesbaar te houden, is het verplicht om op de juiste plaatsen witregels te gebruiken. Gebruik in ieder geval een witregel tussen de verschillende adresblokken, na de datum, na de betreft-regel, na de aanhef, tussen alle alinea's van de inleiding, het middenstuk en het slot, en direct voor en na de groet.